Disponibilité, goût du contact, sens du service

Un métier adapté aussi bien aux femmes qu’aux hommes, mais attention, le gestionnaire est secrétaire des assemblées générales de copropriété. Ces assemblées se tiennent souvent après 18 heures et cela nécessite une grande disponibilité.

Le gestionnaire de copropriété représente les intérêts de l’entreprise et des copropriétaires dans la gestion des copropriétés du portefeuille qui lui est délégué.

En collaboration étroite avec le comptable copropriété et l’assistant(e), il coordonne le travail en équipe dans le but de faire la liaison avec le conseil syndical, préparer l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, faire respecter les dispositions du règlement de copropriété, assurer le suivi des décisions prises en assemblée générale.

Le gestionnaire de copropriété est placé sous l’autorité du responsable de l’agence.

Responsabilité et objectifs principaux du Gestionnaire de copropriété

Le Gestionnaire de copropriété exerce son activité dans trois domaines :

• commercial :
  • il accueille les copropriétaires et fournisseurs à l’agence ou au téléphone ;
  • il engage une relation professionnelle de confiance pérenne avec les copropriétaires ;
  • il respecte les règles de confidentialité et fait preuve de discrétion dans la relation client ;
  • il s’assure du respect des engagements et prend les décisions correctives éventuelles en collaboration avec l’équipe du syndic ;
  • il régule, coordonne, apporte un appui technique et administratif lors des assemblées générales et conseils syndicaux.
• financier :
  • il contrôle la trésorerie et mesure la capacité de la copropriété à assumer ses charges ;
  • il élabore, en accord avec le comptable, le budget prévisionnel et le présente en assemblée générale, assure le suivi budgétaire tout au long de l’année ;
  • en collaboration avec le comptable et le service contentieux, il veille au respect du processus de recouvrement des charges ;
  • il explique la véracité des comptes lors des arrêtés de comptes et les explique aux conseils syndicaux et copropriétaires.
• technique :
  • il négocie les contrats de maintenance ;
  • il réalise les visites techniques des immeubles ;
  • il prévoit, propose et programme les travaux de réféction, de réhabilitation ou d’aménagement de la copropriété ;
  • il lance les demandes de devis et/ou appels d’offres, en coordination avec un architecte selon la nature des travaux ;
  • il suit les travaux, s’assure du respect des délais et procède à la levée des réserves à l’achèvement.
• administratif :
  • il prépare et tient les conseils syndicaux, rédige le compte-rendu des délibérations ;
  • il prépare et tient les assemblées générales de copropriété (tenue du planning, élaoboration de l’ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical, convocation des copropriétaires, rédaction des procès-verbaux,…) ;
  • il administre les immeubles (gestion du personnel, veille à l’application du règlement de copropriété…) ;
  • il suit les sinistres en collaboration avec le service assurance ;
  • il souscrit les assurances dommages-ouvrage si nécessaire pour les travaux ;
  • en collaboration avec l’assistant(e), il assure le suivi des demandes d’interventions urgentes.

Profil requis pour le poste de Gestionnaire de copropriété

• Compétences :

  • le titulaire du poste doit connaître le bâtiment, avoir des compétences rédactionnelles, connaître et appliquer les textes de loi sur la copropriété, les règles et procédures qui régissent les activités de syndic ;

• Formation initiale et/ou professionnelle :

  • de formation Bac+3, filière juridique, économique ou immobilière ; une première expérience dans le domaine de l’administration de biens immobiliers est exigée.

• Connaissances internes  :

  • le titulaire devra comprendre les enjeux de l’entreprise, sa politique générale, son organisation, les produits et services qu’elle propose, ses métiers, il devra adhérer à sa politique et à ses procédures de qualité.

Les capacités liées à l’emploi

Le Gestionnaire de copropriété doit être capable de :

• Créer une première impression favorable et la maintenir ;
• Adapter son comportement en fonction des changements d’environnement, de tâches, d’interlocuteurs ;
• Établir et maintenir un niveau d’activité élevé, faire preuve de dynamisme et de résistance ;
• Rester efficace dans des situations conflictuelles ou hostiles ;
• Préparer les actions, en agencer les étapes, de façon à ce qu’elles se déroulent dans les conditions les meilleures pour atteindre l’objectif ;
• S’assurer de l’exécution des tâches confiées à d’autres en vérifiant ce qui a été fait ;
• Favoriser une bonne circulation de l’information tant vis-à-vis de son supérieur hiérarchique qu’au sein de l’équipe ;
• Analyser, organiser, présenter des informations chiffrées ;
• Relier les informations, les événements et les actions, adapter en conséquence de manière rationnelle et efficace l’organisation de ses actions ;
• Repérer et comprendre les différents éléments d’un problème en les situant les unes par rapport aux autres pour aboutir à une compréhension globale, les évaluer pour permettre la décision la mieux adaptée ;
• Entreprendre, proposer ou organiser une action nouvelle plutôt que seulement réagir aux évènements ;
• Exprimer ses propres convictions ou idées de manière claire et constructive ;
• Ecouter, argumenter et conclure pour convaincre les interlocuteurs de penser et d’agir dans le sens voulu ;
• Faire preuve de tact mais se montrer ferme quant au respect des décisions et des engagements pris ;
• Manifester de la solidarité, participer en tant que membre à l’équipe et y contribuer effectivement ;
• Comprendre et intégrer le point de vue des autres et prendre en compte les conseils d’autrui.

Témoignage : Patrice Gimenez, Directeur d’agence et Gestionnaire de copropriété

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